בשנה האחרונה נכתב הרבה על שחיקת עובדי ציבור בישראל, ובעולם בכלל. בטח לאור הקורה סביב מגפית הקורונה, המשמרות הארוכות, אבל לא רק. שחיקת העובדים חמורה ומשרדי הבריאות בעולם , כולל זה הישראלי שמו לעצמם עדיפות לטפל בתופעה הזו.
כמה דברים התבררו לי לאחרונה, שהביאו אותי למסקנה שכלים אג'יליים יש בהם רבות בכדי לסייע. הראשון הוא שאין מדובר בבעיה של היחיד, שאם ייגש לטיפול הוא כבר לא יהיה שחוק. שנית, ששחיקה היא מצב שדורש טיפול ארוך טווח והנזקים הנגרמים ממנה לארגון וליחיד יקח זמן לתקנם. ואחרון חביב שאני ממוקדת בו במיוחד, הוא הקשר בין שחיקה לפרוצדורות עבודה ובירוקרטיה ארגונית.לא רק שהכלים האג'יליים יש בהם בכדי לסייע אלה שהם גם נותנים מענה רחב ודי טוב שמתאים לחלק נכבד של היעדים שהוצבו על ידי משרד הבריאות לטיפול בשחיקה. אג'ייל יודע היטב לטפל בזה, הדגש על האנשים , דגש על התנהלות צוותית עצמאית ובריאה, דגש על שיפור מתמיד, דגש על התנהלות במצבי אי וודאות, הללו מובילים את הגישות האג'יליות הגמישות יותר (כן , שי גם שיטות "אג'יליות" שאינן גמישות לצערי).
אז בואו נתחיל בהתחלה.
סקירה קצרה על משמעות הגישות האג'יליות
הגישות האג'יליות נולדו בעולם התוכנה בסביבות שנת 2000 ואלי אף קודם. עולם התוכנה היה בנוי עד לאותה העת מבחינה ארגונית בצורה היררכית מסורתית, בחלוקה חדה של מחלקות לפי המקצועות השונים בארגון. על מנת ליצר רכיב תוכנה בודד, עבדו מספר צוותים ולעיתים עשרות צוותים בצורה פחות או יותר טורית שכל שלב מתחיל בסיומו של שלב אחר.
השיטה הזו טמנה בחובה כאבים רבים לארגון והוצאות ניכרות. חלק מכריע מהפרויקטים אשר היו מפותחים באותה העת נכשלו אם זה שלא השיגו את יעדי הזמנים, האיכות או התקציב. שיטות אלו נתמכו במתודולוגיות פרוצדורליות רבות. בשלב מסויים הארגוני תוכנה התחילו להרגיש שאין להם מענה לדרישות המשתנות בשוק יחד עם הצורך לפתח את מפת הדרכם המוצרית שלהם. הקצב של השוק התגבר בצורה משמעותית, גם נגמרה הסובלנות לבעיות איכות בתוכנות, הטכנולוגיה התקדמה כך שהתחרות מאד גדלה ועוד כל מיני גורמים נוספים. הארגונים העלו את כמות כוח האדם ועבדו שעות לא הגיוניות על מנת לעמוד בקצב. זה לא ממש עזר. הם פשוט היו איטיים מידי. הוספת כוח אדם נוסף, לא רק שלא סייעה אלה לעיתים האטה את הארגון האיטי ממילא עוד יותר.
מה שעוד יותר מעציב בעיני בשיטות המסורתיות היה, ש"כוח האדם" הזה היה כוח אדם חושב, משכיל, מיומן, יצירתי, שלא הגיע לכדי מיצוי ולו במעט במערכת הארגונית שבה עבד. העובדים נחשבו למשאבים, יחידות השקעה שמייצרות רווח. כשאתה משאב היכולת שלך להיות יצירתי נבלמת. מעט מידי תשומת לב הושקעה בהבנה שיש לעובדי ידע המשתמשים בראש על מנת לייצר (בניגוד לידיים) המון כוח פרודוקטיבי שיכול להאיץ ובטח לטייב את תוצרי הארגון. רק היה צריך להתכוונן למקום הזו בדיוק כמו שמחלטים לקנות ציוד חדש או לפתח מוצר חדש.
היה צורך לפתח שיטות עבודה חדשות שיאפשרו לארגון לייצר מהר יותר, תוך מענה משתנה ותכוף לסביבה, איכותי, מהיר ומדויק. לימים, שיטות אלו לשמחתי הרבה כללו את הפוקוס על 'האנשים' כמפתח ליכולת של הארגון לפעמים אפילו לשרוד ולא רק לייצר מהר על מנת לצמצם תחרות.
וכך, בשנת 2001, מובילי מחשבה בפיתוח תוכנה התוו מערכת של עקרונות, הידועים כמניפסט האג'ילי. המסמך תיאר ארבעה ערכי ליבה הנתמכים על ידי 12 עקרונות שינחו עבודה עתידית.
אג'ייל הוא למעשה אוסף של כלים, מעולמות רבים : עולמות הטכנולוגיה, התנהגות ארגונית, ניהול פרוייקטים, מוצר, דינאמיקה קבוצתית, פסיכולוגיה ארגונית, פסיכולוגיה חברתית, ניהול תהליכים ועוד שמתוכן פותחו אינספור כלים ותשתיות לעבודה על פי העקרונות והערכים האג'יליים.
התשתית הנפוצה ביותר היא תשתית הסקראם SCRUM אשר במרכזה ובראש סדר החשיבות נמצא הצוות המורכב מאנשים עצמאיים המתנהלים עצמאית בתוך סט של חוקים ופגישות המייצרות הבנה של מי עושה מה ומתי ומה קורה לי ומתי. התשתית הזו שמה דגש על ייצור ערך מהיר ואיכותי לארגון. בסקראם הצוות מתכנן את עבודתו בצורה סדורה. פועל במסגרת רפטטיבית של זמן (איטראציה) שבתוכה עליו להשיג את יעדיו שהוא עצמו שם. הצוות נפגש לעיתים תכופות לדון בהתקדמות היעדים וכן נפגש לעיתים תכופות על מנת לדון במקורות הצלחתו או אי הצלחתו סביב אירועים ולוקח תובנות לשיפור אותם הוא מיישם באיטראציה הבאה. הצוות נבנה סביב אנשיו ומטייב את עבודתו ביחד.
אם נסכם את הרעיונות האג'יליים בפשטות, אז זה יכול להסתכם לכמה רעיונות מרכזיים:
צוות: הישות המייצרת ברצפת פס הייצור ממש, מקבלת פוקוס, תשומת לב. מורכבת ממספר אנשים קטן (5+-2) מתנהלת עצמאית בתוך סט של חוקים ברורים ואחרית לתוצאות. האנשים בצוות חשובים, עצמאים, אוטונומיים ומצופים לעמוד בהישגים אותם הם מגדירים. הצוותים נבנים בהקפדה ומאומנים בתמיכת הנהלה להתעצב לצורת העבודה הזו.
תקשורת: תקשורת טובה, איכותית, ישירה כמה שיותר, בזמן קרוב לזמן אמת, מלווה במשוב תכוף ממוקדת בערך היא המפתח למהירות. שהרי כשהסביבה משתנה, התהליכים והפרוצדורות לא תמיד נותנים מענה. היכולת של אנשים לתקשר את הידע והניסיון שלהם במהירות היא המפתח להסתגלות מהירה ושינוי בהתאם. מה שגם, עולם התוכנה דורש יצירתיות ופתרון בעיות ובסיס ידע מאד רחב ועמוק על מנת לייצר רכיב תוכנה שימושי בעל ערך אחד. ולכן התקשורת של אנשי הצוות בסיעור המוחות מידתי ביניהם היא הכרחית. היא לרוב ההבדל בין צוות איטי לצוות מצוין.
כחלק מהתנהלות אג'ילית של הארגון, מייצרים את תשתית ההתנהלות התקשורתית הזו.
שיפור מתמיד : הצוות מצופה לשפר את התנהלותו באופן מתמיד ורוכש כלים לייצר למידה מתמדת.
פרקטיות: ישנה מסגרת גבולות של התנהלות שמורכבת בתחילת המעבר לעבודה בשיטות אג'יליות. הללו מכתיבים במות תקשורת, מקצבי התנהלות ועוד. הללו תקפים עד אשר הצוותים מחליטים לשנותם ובד בבד משיגים תוצאות טובות יותר. עקרון נהדר זה הצליח לייצר שיטות מגוונות להתמודדות עם בעיות בפסי ייצור התוכנה של ארגונים. התפתחו שיטות נוספות. מה שיפה בזה, הוא העובדה שיש בידנו כלים מגוונים שאין מניעה לשלב בינהם כל עוד אנו שומרים על הערכים המרכזיים שמניעים אותנו.
הפרקטיות אג'יליות הן הגיוניות וניתנות לרכישה. יש בהן ערך רב למתנהל בתוכם כל עוד ההנהלה שומרת עליהם גם כן.
חלקים קטנים : חלקים קטנים יוצרים מהירות , יכולת להשתנות, לטעות, לתקן מהר ובזול. תורה שלמה שזורה סביב העקרון הזה. מהגדרת גדלי צוותים ,ועד לפיקוס רעיונות יצירתיים.
חשיבה לפי ערך: "למה אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים ומי מרוויח מזה?" זו השאלה שצריך לענות עליה בכל דבר שאנחנו עושים. החשיבה הזו נשזרת בכל רמות הארגון. היא מייצרת את היכולת התפקס, לקבל החלטות טובות יותר, למדוד אותן. פוקוס יוצר מהירות ואיכות.
חשיבה תהליכית: על מנת לרוץ מהר, עלינו להבין היכל לזרז את התהליך. ומי מבין הכי טוב איפה כואב התהליך? למי יש רעיונות אינסוף מה אפשר היה לעשות אחרת בתהליך אותו הוא חווה ביומיום? נכון, האנשים בשטח. אז האנשים בשטח מקבלים את הכלים להבחין ולשפר את תהליכי עבודתם. כמו כן נדרשת חשיבה תהליכית חוצות ארגון. הללו מוטמעים מיומיום של ההתנהלות הארגונית.
כולנו באותה הסירה : תפיסת העולם שאני מכוון לתוצאה ביחד עם אחרים ולא רק לעבודה האישית שלי. העובדה שאני מסיים את עבודתי אבל חלק התוכנה מחכה למישהו אחר בצוות שלי ולא מתקדם, מטרידה גם אותי ואני פעול לקדם את הפתרון למיטב יכולתי והבנתי.
איכות אינה ניתנת לפשרות: איכות אינה ניתנת לפשרות. נקודה. אי איכות הולה יותר ימידי מכדי לא לגדוע אותה באיבה.
אז איך כלים אג'יליים יכולים לסייע בהורדת השחיקה?
שחיקה קשורה בקשר חזק ומעציב להנהלות הפרוצדוראלית והתהליכית בה העובדים נדרשים לתפקד.
השיטות האג'יליות באות לטפל בדיוק בזה. לייצר תהליכים מותאמים שמאפשרים לארגון ספציפי להתנהל טוב יותר וללמוד בעצמו את צרכי התהליך של עצמו ולשנותם. היא משתמשת באנשים על מנת לעשות כן, ומעניקה להם את השליטה בעיצוב ושינוי התהליך.
לא מדובר ביעוץ שבא מבחוץ כאורח לרגע, מתבונן בכלים רזים על התהליכים, מייצר שינוי מבני ומכך רווח כספי או רווח בחוויית לקוח. מדובר בצוותי עבודה שעובדים בתוך הארגון ומתבוננים על התהליכים של עצמם במטרה להוריד את שחיקתם של עצמם ולייצר תהליך שטובתו היא טובתם.
אז לצערנו כולנו, כאב תהליכי רב יש במערכות הבריאות – בלי זה אין סיבה לזוז ולעבוד בצורה אחרת. ההנהלות מחפשות אחר פתרונות והדלת פתוחה להצעות חדשות.
הכניסה לארגון בשיטה אג'ילית יאפשר לתת תשומת לב מתמשכת לתהליך, לשמור על איכות הטיפול ומהירות השרות ובבד בבד דרך העצמת הצוותים לשינוי תהליכי יטפל במקורות השחיקה הקשורים לתהליכים ופרוצדורות עבודה.
לא מדובר בשינוי חד פעמי נקודתי. מדובר בבניה של תפיסת עולם ארגונית לומדת ומשתפרת לאורך זמן ולבד.
צוותים רפואיים כבר עובדים בצורה מולטי דיספלינארית. על מנת לייצר מענה לחולה אחד נדרשים לשתף פעולה באופן קרוב רופאים, אחיות, כוח עזר ועוד. שיתוף הפעולה ביניהם מכריע על מנת לייצר טיפול איכותי ומהיר. אג'ייל מייצר במות לשיתופי פעולה ופרוצדורות עבודה שיש בהן להעצים את שיתופי הפעולה ולהוציא מהם ערך רב יותר ורלבנטי יותר לצוות.
צוותי הרפואה האלה יכולים להבנות יהיו עצמאים להתבונן על התהליך שלהם עצמם ולשנותו בצורה תכופה, במינימום מעצורים ארגוניים. הם יתנהלו בתוך סט של פעילויות מלמדות שיש בהן קבלת החלטות זריזה, סנכרון, שינוי כיוון, בחינה ולמידה, שיפור וכך הלאה. הרוטינות האג'יליות האלה יש בהם גם מימד של גיבוש צוותים סביב מטרות משתפות חזק יותר מאשר ימי גיבוש שהרי הפעם הגיבוש מטייב את הדרך שבה אנשים עובדים ביחד ומאד רלבנטי לעשיה שלהם.
הארגון יוכל להיעזר בכלים אג'יליים על מנת לבנות התנהלות ברמות יחידה וברמת הנהלה שמייצרת ארגון לומד, מתקדם ויצירתי. הרווח מכך מעבר לכסף הוא כמובן הפחתת השחיקה.
השיטות האג'יליות הן אמפיריות ועל כן מדידה רלבנטית ולמידה ממנה ישמשו אורות הכוונה להנהלות שבונות את תוכניות הטיפול בשחיקה.
מקורות וקריאה נוספת :